Πολλές επιχειρήσεις εφαρμόζουν πλέον την εξ’ αποστάσεως εργασία, χαρακτηρίζοντας την το ίδιο αποτελεσματική με την εργασία στο γραφείο. Ποιοι μπορεί να είναι όμως οι κρυφοί κίνδυνοι που πρέπει να αναδειχθούν και να αντιμετωπιστούν κατά τον σχεδιασμό;
Όλες ανεξαιρέτως οι επιχειρήσεις εφαρμόζουν διαδικασίες που εμπεριέχουν δικλείδες ασφαλείας. Είτε εκούσια και τεκμηριωμένα είτε ακούσια και άγραφα, ανάλογα με τη φύση των δραστηριοτήτων τους, το μέγεθός τους και τις υποχρεώσεις τους, όλες οι επιχειρήσεις λειτουργούν με βάση ένα πλαίσιο κανόνων που έχουν θέσει για το πώς θα λειτουργούν: το περιβάλλον εσωτερικού ελέγχου.
Με το ξαφνικό -και σε πολλές περιπτώσεις- βεβιασμένο πέρασμα στην εργασία εξ’ αποστάσεως, είτε εξ’ ολοκλήρου είτε μερικώς, πολλές από τις διαδικασίες και τις δικλείδες ασφαλείας που υπήρχαν και εφαρμόζονταν στους χώρους της επιχείρησης, διαταράχθηκαν. Ενδεικτικά αναφέρουμε εγκριτικές διαδικασίες με φυσικό τρόπο όπως υπογραφές, εργασίες που απαιτούν φυσικό αρχείο, έλεγχοι στη φυσική παραγωγή, στις αποθήκες, στις αποστολές κα.
Οι διαταραχές αυτές μπορεί να εγκυμονούν σημαντικούς κινδύνους, καθώς όσο αποκλίνουμε από τις συνήθεις αποτελεσματικές διαδικασίες, τόσο αποδυναμώνεται το περιβάλλον εσωτερικού ελέγχου και επομένως αυξάνεται η πιθανότητα λάθους ή και απάτης.
Ένα απλό σχέδιο δράσης με εφαρμογή ακόμα και στις μικρότερες επιχειρήσεις είναι το εξής:
1. Εντοπίστε και αξιολογήστε εκ νέου τους παράγοντες κινδύνου
Ακόμα κι αν δεν είχατε στο παρελθόν καταγράψει και αξιολογήσει συστηματικά τους κινδύνους της επιχείρησής σας, τώρα είναι καλή στιγμή για να κάνετε, μαζί με την ομάδα σας, μια ουσιαστική συζήτηση και καταγραφή. Δεν χρειάζεται να είναι μακροσκελής ούτε εξεζητημένη. Αναλογιστείτε ‘τι θα μπορούσε να πάει λάθος’ και ‘ποια είναι πλέον τα αδύνατα σημεία’. Ενδεχομένως να εντοπίσετε ότι κάποιο μέλος της ομάδας, με ουσιαστικό ρόλο στις καθημερινές σας δραστηριότητες δεν μπορεί να εργαστεί εξ’ αποστάσεως ή ότι η συλλογή των πληροφοριών που χρειάζεται για τις αποφάσεις της διοίκησης είναι χρονοβόρα.
2. Επανεξετάστε την ασφάλεια και καταλληλότητα των πληροφοριακών σας συστημάτων
Είναι απαραίτητο να κάνετε μια ουσιαστική συζήτηση με τους ανθρώπους που ασχολούνται με τα πληροφορικά συστήματα της επιχείρησής σας, είτε ανήκουν στο δυναμικό της είτε είναι εξωτερικοί συνεργάτες. Σκοπός της συζήτησης είναι να διαπιστώσετε αν τα συστήματα και οι βάσεις δεδομένων που χρησιμοποιείτε στις καθημερινές σας λειτουργίες, είναι προσβάσιμα με ασφάλεια, εξ’ αποστάσεως. Επιπλέον, σκεφθείτε ξανά το θέμα των προσβάσεων των υπαλλήλων σας, καθώς ενδέχεται, λόγω της υφιστάμενης κατάστασης κάποιοι να πρέπει να έχουν περισσότερες προσβάσεις ενώ κάποιοι άλλοι να μην τις χρειάζονται πλέον.
3. Μην αφήσετε τις δικλείδες ασφαλείας να ατονήσουν
Ξεκαθαρίστε στο προσωπικό σας ότι αναμένετε από εκείνους την πλήρη εφαρμογή των διαδικασιών και των δικλείδων. Εφαρμόστε ευλαβικά την διάκριση των αρμοδιοτήτων, στο βαθμό που εφαρμοζόταν και πριν. Αν ο Α και επισκοπούσε και ο Β ενέκρινε, θα πρέπει να είναι κατανοητό ότι το ίδιο ισχύει, είτε ο Α και ο Β είναι στο γραφείο, είτε εργάζονται εξ’ αποστάσεως.
Θα πρέπει να σκεφτείτε πώς εσείς θα ελέγχετε – σε συνεχή βάση – ότι όντως αυτό εφαρμόζεται.
Η διατήρηση ενός ισχυρού περιβάλλοντος εσωτερικού ελέγχου σε μια επιχείρηση, όπου το προσωπικό εργάζεται εξ’ αποστάσεως είναι αυτή τη στιγμή μια από τις μεγαλύτερες προκλήσεις για τους επιχειρηματίες.
4. Ενθαρρύνετε το προσωπικό σας να αναδείξει κενά και να προτείνει βελτιώσεις
Όσο λεπτομερής και να είναι ο σχεδιασμός σας και όσο ρεαλιστική και αν υπήρξε η άσκηση ετοιμότητας για την εργασία εξ’ αποστάσεως, η καθημερινή τριβή είναι αυτή που θα αποκαλύψει τυχόν κενά στις διαδικασίες, ή διαδικασίες που μπορούν να γίνουν καλύτερα ή ταχύτερα. Το προσωπικό σας, που εφαρμόζει τις διαδικασίες, πλέον εξ’ αποστάσεως, θα πρέπει να έχει το θάρρος να επικοινωνήσει άμεσα μαζί σας, να εκθέσει την κατάσταση και να βοηθήσει στην εξεύρεση λύσης.
Κάθε επιχείρηση φέρνει μαζί της μια παρακαταθήκη διαδικασιών και δικλείδων που – με τα όποια κενά – την φέρνουν στο παρόν. Με μια νέα εποχή να ξεκινά για όλους σε αχαρτογράφητα νερά, ίσως είναι ευκαιρία για δράση και όχι αντίδραση, δηλαδή για επανασχεδιασμό δομών και λειτουργιών αντί για κάλυψη αδυναμιών.
5. Καλλιεργήστε κλίμα εμπιστοσύνης και ηγηθείτε δια του παραδείγματος
Το περιβάλλον εσωτερικού ελέγχου, όσο αποτελεσματικό κι αν είναι, παραμένει εκ φύσεως ατελές. Οι παρούσες περιστάσεις καλούν για διοικήσεις που ασχολούνται περισσότερο με τη λειτουργική καθημερινότητα. Προσπαθήστε να δείξετε ψυχραιμία στις εντάσεις που σίγουρα θα υπάρξουν, και αντισταθείτε στο αντιπαραγωγικό micro management. Σταθείτε δίπλα στους ανθρώπους σας με διάθεση συνεργασίας για άμεσες και αποτελεσματικές λύσεις. Καλλιεργείστε πνεύμα εμπιστοσύνης και ομαδικότητας, που θα βοηθήσει να εντοπιστούν τα λάθη που θα ξεφύγουν από τα συστήματα και τις διαδικασίες, και θα ενισχύσουν την ανθεκτικότητα της επιχείρησης και τον ανθρώπων, ώστε να είναι έτοιμοι για την επόμενη μέρα.
Επικοινωνήστε μαζί μας, σε περίπτωση που έχετε τυχόν απορίες ή χρειάζεστε υποστήριξη στην προσαρμογή των δραστηριοτήτων σας.